Client Onboarding Portal

Un fabricante de equipos de elevación necesitaba un sistema para gestionar la documentación técnica, los planos de montaje y los certificados de cada grúa entregada a sus clientes B2B. El proceso anterior dependía de correos electrónicos y archivos sueltos, lo que generaba demoras y errores en la puesta en marcha de los equipos.

El objetivo era centralizar toda la información de cada proyecto en un solo lugar, accesible tanto para el equipo interno como para el cliente final, sin necesidad de instalar software adicional.

Enfoque

Se diseñó un portal web privado donde cada cliente tiene una carpeta con los documentos de sus equipos: manuales de operación, planos de ingeniería, certificados de calidad y registros de mantenimiento. La plataforma se integró con el sistema ERP de la fábrica para actualizar automáticamente los datos de cada pedido.

El desarrollo se dividió en tres fases:

• Fase 1: carga de documentos históricos de los últimos 24 meses.
• Fase 2: integración con el flujo de producción para que cada equipo nuevo genere su carpeta automáticamente.
• Fase 3: habilitación de notificaciones por correo electrónico cuando se agreguen nuevos documentos.

Implementación

Se utilizó un stack basado en PHP y MySQL para el backend, con una interfaz web responsive que funciona en tablets y smartphones. Cada usuario recibe credenciales únicas y solo ve los proyectos asignados a su empresa. Los documentos se almacenan en un servidor dedicado con cifrado en reposo.

El equipo de desarrollo trabajó junto con el departamento de ingeniería para definir la estructura de carpetas y los metadatos necesarios (modelo de grúa, número de serie, fecha de entrega). Se realizaron pruebas de carga con 500 documentos simultáneos para verificar el rendimiento.

Resultado

El portal se puso en producción en 14 semanas. Los clientes pueden descargar planos y manuales sin depender del horario de oficina. El equipo de soporte técnico redujo un 40% las consultas relacionadas con documentación, y los ingenieros de campo acceden a los planos actualizados desde sus dispositivos móviles durante las instalaciones.